Un sistema di cui non sai il costo non è un investimento. È un'abitudine.

Nella maggior parte delle aziende che ho visto da vicino, la voce di spesa più difficile da ricostruire non è quella grande. È quella che si è accumulata a piccoli pezzi. Abbonamenti mensili, servizi attivati per un progetto e mai spenti, strumenti che qualcuno aveva provato e sono rimasti.

Nessuno sa quanto costano insieme. Molti non sanno nemmeno chi li usa.

Il problema non è la cifra, che spesso è sopportabile. Il problema è che una spesa che non guardi smette di essere una decisione. Continua per inerzia, e l’inerzia non è mai neutrale: sta dicendo qualcosa sul tuo lavoro, solo che non l’hai detto tu.

Questo diventa molto più evidente da quando esistono strumenti il cui costo dipende da quanto li usi. Con un abbonamento fisso puoi anche non guardare: sai quanto paghi. Con una cosa che consuma a ogni operazione, non sapere quanto costa significa non sapere niente di quello che stai facendo.

Ho passato una settimana, qualche mese fa, a mettere in piedi una contabilità di questo tipo per i sistemi che ho costruito. Non una stima: la spesa reale, divisa per pezzo, per compito e per momento della giornata. È stato meno faticoso di quanto pensassi, e la cosa che ho scoperto non è quella che cercavo.

Cercavo gli sprechi. Ho trovato una gerarchia.

La parte che gira ogni quarto d’ora, tutto il giorno, tutti i giorni, faceva lavori semplici e costava quasi niente per volta. La parte che entra in funzione una volta ogni tanto, per decidere qualcosa che conta davvero, costava molto di più a ogni chiamata ma girava di rado. Sommate, la seconda pesava una frazione della prima.

Da lì è venuta l’unica decisione utile: mettere lo strumento economico dove il volume è alto e il giudizio non serve, e quello caro dove il giudizio conta e il volume è basso.

Sembra ovvio scritto così. Non lo è affatto, perché senza la misura si fa il contrario. Si sceglie una volta lo strumento migliore e lo si usa per tutto, che è il modo più semplice per pagare molto e non accorgersene.

C’è una parte di questo discorso che vale anche fuori dalla tecnologia, ed è la ragione per cui me ne occupo. Ogni costo ricorrente che non guardi è un’opinione sul tuo lavoro che non hai mai espresso. Stai dicendo che quella cosa vale quello che costa, ogni mese, senza averlo mai verificato.

Se poi qualcuno ti chiede perché la usi, la risposta onesta quasi sempre è che c’era già.

La domanda che uso per uscirne è brutale e funziona in dieci minuti. Se domattina questa cosa smettesse di funzionare, quanto tempo passerebbe prima che qualcuno se ne accorga?

Le risposte si dividono in due gruppi netti, e uno dei due è un elenco della spesa da chiudere.