C’è un’inflazione silenziosa che corre, non controllata, in moltissime aziende che ho visto da vicino. Non è inflazione di costi. Non è inflazione di stipendi. È inflazione di priorità.

Ogni trimestre inizia con una lista di obiettivi. E quella lista, settimana dopo settimana, si gonfia. Si aggiungono progetti perché un’opportunità è interessante. Si aggiungono iniziative perché un competitor si è mosso. Si aggiungono task perché un cliente importante ha chiesto qualcosa di specifico.

A metà trimestre, la lista delle priorità non è più una lista. È un inventario.

Quando una lista di priorità contiene quaranta voci, non è più una lista di priorità. È un’illusione di controllo.

Ho seguito un team di leadership che mi ha mostrato, in riunione, la slide delle priorità del trimestre. Tre colonne, dodici righe per colonna, tutte intitolate priorità strategica. Trentasei priorità strategiche per dodici settimane. Quando ho fatto il calcolo a voce alta, qualcuno ha riso, ma in modo nervoso. Era chiaro, anche a loro, che non si poteva. Eppure quella slide era stata approvata, condivisa con tutto il management, e passata ai team.

Il problema di una lista di trentasei priorità non è che molte non si faranno. Quello è ovvio. Il problema è che, in pratica, nessuna è davvero protetta.

Quando arriva una pressione esterna, una richiesta di un cliente, una crisi minore, c’è sempre qualcosa nella lista che può essere sospeso, perché tutto sembra importante allo stesso modo. Risultato: viene sospeso quello su cui c’è meno pressione politica interna, non quello che ha meno valore strategico. Le priorità che davvero spostano l’azienda finiscono per essere quelle a cui qualcuno tiene per ragioni di carriera, non per ragioni di impatto.

È la dinamica più tossica dell’inflazione delle priorità. Non è che si fa meno. È che si fa la cosa sbagliata.

C’è un esercizio che faccio fare ai team in questa condizione. Prendere la lista attuale, e ridurla a tre. Solo tre. Quelle tre cose che, se riusciamo a portarle a termine bene, il trimestre è stato un successo, anche se tutto il resto è stato fatto male o non è stato fatto. E quelle tre, una volta scelte, vengono protette in modo radicale. Niente le interrompe, niente le rimanda, niente prende il loro posto.

L’esercizio è doloroso. Quasi sempre, la prima volta, qualcuno protesta che ne servono almeno cinque, perché ci sono troppe cose vitali. Le aziende che continuano a insistere su questo punto, nella mia esperienza, sono quelle in cui nessuna delle priorità è davvero vitale, e si compensa la mancanza di chiarezza con la quantità.

Le aziende che accettano di scegliere, anche con fatica, scoprono qualcosa di interessante. Con tre priorità protette, si arriva al trimestre con tre risultati solidi, invece di trenta lavori a metà.

Non è solo un problema di team. È un problema personale, anche. Conosco imprenditori che hanno ventitré obiettivi della settimana sul loro Notion, e che non riescono a chiudere il venerdì con la sensazione di aver fatto qualcosa di sensato. Non perché non lavorino. Lavorano dieci ore al giorno. Ma quelle ore le spendono spalmate su ventitré cose, e nessuna di queste avanza al ritmo necessario per produrre un risultato visibile.

La frustrazione che ne deriva è sproporzionata, e si attribuisce al volume di lavoro. Il volume non è il problema. La diluizione lo è.

C’è una resistenza emotiva specifica a dire questo non è prioritario. Sembra una rinuncia. Sembra ammettere che qualcosa di interessante non si farà. È esattamente questo che bisogna saper sostenere. Una priorità, perché sia davvero tale, richiede che altre cose smettano di esserlo. Se non c’è qualcosa che hai depriorizzato esplicitamente, non hai stabilito una priorità. Hai solo detto che ti piacerebbe.

Quando rivedo le priorità di un cliente, una delle prime domande è qual è la cosa che hai esplicitamente deciso di non fare in questo trimestre?. Se non ce n’è nessuna, la conversazione che segue riguarda quasi sempre il fatto che non si è ancora deciso davvero cosa contasse di più. È spesso quel pezzo, quello del taglio, che rende le priorità credibili.

Tutto importante non significa niente. Tre cose importanti, protette davvero, valgono trenta cose elencate.