Le riunioni non fanno perdere tempo. Rivelano dove il tempo si era già perso.

Ogni tanto qualcuno annuncia con orgoglio di aver tagliato le riunioni. Niente più punto del lunedì, niente più stato avanzamento del giovedì, tutto per iscritto. Per due settimane sembra una liberazione, e chi l’ha deciso lo racconta come una vittoria.

Poi le cose ricompaiono, solo da un’altra parte.

Tornano in chat, dove la stessa discussione si svolge in tre giorni invece che in trenta minuti. Tornano in corridoio, in versioni diverse a seconda di chi c’era. Tornano la sera, in una telefonata a due che decide per tutti senza che nessuno lo sappia. Il tempo non è stato recuperato, è stato spalmato, e in più ha perso la sua unica proprietà utile: essere in un posto solo.

Le riunioni sono un sintomo, e i sintomi non si curano cancellandoli.

Quando trovo un’agenda satura di incontri ricorrenti, quasi sempre sotto ce n’è uno di tre casi. Il primo è che qualcosa non è stato deciso, e la riunione serve a rimandare la decisione in modo socialmente accettabile. Ci si vede, si discute, si aggiorna. La sensazione è di aver lavorato. La cosa resta ferma.

Il secondo è che qualcosa non è scritto. Se le informazioni che servono per lavorare esistono solo nella testa delle persone, l’unico modo per farle circolare è metterle nella stessa stanza. La riunione settimanale non è un rito, è un sistema di distribuzione dati fatto a voce, con tutti i difetti del caso.

Il terzo è il più delicato, e nessuno lo dice ad alta voce. La riunione esiste perché qualcuno non si fida. Non necessariamente per cattiveria: spesso è un capo che ha bisogno di vedere per sentirsi tranquillo, o un gruppo che ha imparato che quello che non viene controllato non viene fatto. In quel caso la riunione è un dispositivo di rassicurazione, e toglierla senza toccare la fiducia produce solo ansia in più.

I tre casi si somigliano da fuori e vanno curati in tre modi diversi. Nel primo serve una decisione, e va presa da una persona sola. Nel secondo serve scrivere, una volta, quella cosa che continua a essere spiegata. Nel terzo serve rendere visibile il lavoro senza doverlo raccontare.

Nessuno dei tre interventi riguarda il calendario.

C’è un modo veloce per capire quale dei tre hai davanti, e funziona meglio di qualunque analisi. Basta chiedersi cosa succederebbe se quella riunione saltasse per un mese. Se la risposta è che qualcosa resterebbe fermo, è una decisione mancante. Se è che qualcuno lavorerebbe con informazioni vecchie, è una cosa non scritta. Se è che nessuno saprebbe più cosa stanno facendo gli altri, è fiducia.

E se la risposta è che non succederebbe niente, allora la riunione è già finita da tempo, solo che continua a presentarsi.

Va detta anche la parte scomoda, perché il discorso sulle riunioni inutili è diventato una posa e rischia di far buttare via la cosa giusta insieme a quella sbagliata. Ci sono conversazioni che possono avvenire solo con delle persone in una stanza, e sono quelle in cui non si sa ancora cosa si sta cercando. Quelle non sono spreco. Sono l’unica forma di pensiero collettivo che esiste, e la fretta le ha rese rare.

Il problema non è mai stato vedersi troppo. È vedersi per fare cose che si potevano fare da soli, e non vedersi mai per le cose che da soli non si possono fare.